Comment faire?

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L'application mobile pour les Salariés offre de larges possibilités d'interactions entre les Salariés et le Département RH/Paie. Outre l'aspect moderne de l'image véhiculée par la Société envers ses Salariés, elle simplifie et fiabilise nombre de flux de collectes nécessaires au calcul de la Paie (EDF, demandes de congés, maladie, changement d'adresse, de banque etc...) mais aussi de consultation pour le Salarié (Bulletins de paie historisé, données détenues par l'Entreprise...).

Les Salariés n'interagissent jamais directement avec le Système ; ils ne font que des demandes qui sont ensuite validées (ou non) par les personnes ayant les droits associés (Manager, Responsable Paie...) au travers l'application mobile ou le Système.

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La reprise des historiques des bulletins de paie est obligatoire uniquement sur une durée maximum de 12 mois : afin de disposer des éléments de calculs exacts pour les retenues PAYE et/ou le calcul du 13ème mois (bonus), l'introduction des bulletins précédents peut-être rendu nécessaire.
Cependant, vous pouvez vouloir souhaiter introduire dans Payroll Mauritius des bulletins des années antérieures afin d'en garder trace.

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En tant qu'Administrateur, vous pouvez ouvrir des accès sur Payroll Mauritius, à d'autres personnes. Celles-ci n'ont pas besoin d'être créées en tant que Salarié dans le Système.
Vous pourrez définir les droits qui sont les leurs en leur ouvrant uniquement les accès aux parties du logiciel que vous souhaitez (les accès non ouverts pour une personne, consisterons à masquer pour lui les fonctionnels non autorisés dans le Système).

Notez que les Salariés n'ont pas à accéder au Système. Si vous souhaitez leur ouvrir un accès pour interagir avec le Système, vous devez leur ouvrir un accès via l'Application Mobile Salarié (FAQFR101) Staff Connect.

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Accéder dans Payroll Mauritius, aux factures en ligne correspondant au paiements effectués.

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Accéder au compte bancaire utilisé pour payer les factures d'abonnement de Payroll Mauritius, et modifier celui-ci pour utiliser un autre compte bancaire -ou autre banque- de paiement, et générer un courrier type à transmettre à la Banque pour mettre en œuvre un nouveau virement automatique (standing order).

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Accéder aux éléments de votre Société que vous avez utilisé lors de la souscription à Payroll Mauritius et qui est celle facturée par Payroll Mauritius, pour modifier tout ou partie de celles-ci.

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Avant votre 1ère utilisation de Payroll Mauritius (mais aussi ultérieurement pour mettre à jour un ou plusieurs paramètres pour un groupe ou pour tous les Salariés) vous disposez de la possibilité d'importer dans Payroll Mauritius une feuille de calcul Excel®, Open Office® ou .CSV contenant les données personnelles de vos Salariés afin d'éviter de les créer (ou mettre à jour) un par un manuellement.

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Les instances gouvernementales mauriciennes en charge de la collecte des impôts et taxes (MRA) et des cotisations sociales (NPF, NSF et LEVY) demandent à ce que les entreprises télédéclarent ces éléments en utilisant des systèmes électroniques. Le système MNS perdure toujours (et reste obligatoire au-delà de 50 salariés) mais n'est plus le seul système utilisable. PACO mis en œuvre en ligne par la MRA remplace avantageusement (et gratuitement) celui-ci grâce à un format disposant en un seul fichier, à la fois le dépôt à la MRA et en même temps au NPF/NSF.

Payroll Mauritius génère ce fichier MNS mais aussi ce fichier PACO automatiquement.

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Afin de simplifier la saisie des éléments variables de la paie du mois pour les Salariés, utiliser une colonne paramétrable dans les Feuilles de Temps (ex : prime...), afin de pouvoir saisir dans celle-ci les éléments variables de votre choix et en faire une rubrique de paie automatiquement dans le Bulletin de salaire.

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Afin d'automatiser un calcul pour un ou tous les Salariés, comment créer une rubrique de paie qui sera systématiquement automatiquement mis à jour dans le Bulletin de salaire tous les mois.

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Pour certains Salariés, le montant du salaire de base est libellé en devises étrangères pour un montant fixé contractuellement. Payroll Mauritius est à même de gérer de telles situations grâce à la gestion intégrée des devises. Le salaire sera toujours calculé en roupies (MUR) pour des questions de paiement du PAYE et NPS/NSF, ledit salaire sera alors fluctuant en fonction du taux de change.

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Afin d'automatiser un calcul pour un groupe de Salariés, comment créer une rubrique de paie qui sera systématiquement automatiquement mis à jour dans le Bulletin de salaire tous les mois pour les Salariés concernés.

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Payroll Mauritius permet de gérer les feuilles de temps (jours d'absences/présences) des Salariés. Vous pouvez aussi, si souhaité, y ajouter manuellement les heures supplémentaires effectuées afin d'automatiquement les intégrer au Bulletin de Paie, en paiements supplémentaires, soit en utilisant les règles standard, soit en modifiant celles-ci pour y introduire vos propres règles.

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Payroll Mauritius permet de gérer les feuilles de temps (jours d'absences/présences) des Salariés. Nous avons vu (voir prérequis) comment gérer les éventuelles heures supplémentaires par ajout manuel.

Vous pouvez aussi, si souhaité, y gérer les heures effectuées afin d'automatiquement calculer les retards et heures supplémentaires qui seront alors aussi automatiquement intégrées au Bulletin de Paie, en paiements ou retenues supplémentaires ou en crédit d'heures récupérables.

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Lorsque les absences/présences des Salariés sont gérées dans un système extérieur et qu'il n'est pas envisageable de gérer ceci dans Payroll Mauritius, il est possible d'intégrer ces éléments dans les Feuilles de Temps de Payroll Mauritius via un import au format Excel® ou CSV.

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Le souscripteur à Payroll Mauritius dispose des droits de super utilisateurs lui permettant un accès sans restrictions sur les données détenues, ainsi que la capacité de créer des accès à d'autres personnes avec posiblement aussi des droits administrateurs. Dès lors, la protection de cet accès devient un élément clé important de la sécurité globale du système afin de sécuriser les données de Paie.

Pour cela, Payroll Mauritius dispose de la possibilité de mettre en place une authentification à deux facteurs, qu'il convient d'activer sur ce compte.

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Le calcul du bonus de fin d'année (13ème mois) se calcule au mois de décembre. Il reprend sur l'année civile, les salaires de base, les heures supplémentaires mais aussi se doit de reprendre les primes touchant à la productivité.
Payroll Mauritius dispose d'ores et déjà d'un calcul automatique pour ce calcul de EOYB (End Of Year Bonus) et qui reprend l'ensemble des primes versées.
Cependant, il vous appartient d'éventuellement ajuster ce calcul pour ajouter/exclure les éventuelles primes qui ne seraient pas liées à la Productivité dans votre Entreprise et que vous seul pouvez arbitrer.
(Mis a jour: 10/12/2019)

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La vie de vos salariés peut faire qu'ils aient un besoin anticipé de rémunération sur leur salaire du mois, et que vous soyez à même de leur verser un acompte sur salaire. Payroll Mauritius permet de très simplement gérer ce point, soit de manière ponctuelle, soit de manière systématique en fonction de vos habitudes et de la politique de l'entreprise envers vos salariés.

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Parce que certains éléments de paie sont parfois des cumuls successifs, il peut être utile de disposer d'une variable qui sert à stocker un montant qui s'auto-incrémente d'un mois sur l'autre.
Cette variable est alors utilisable pour s'intégrer dans un calcul (paiement d'une prime, fond de pension ou de voyage...).

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Dans certains cas, une prime (ou l'accès à un plan de pension par exemple) peut-être versée en fonction de l'ancienneté du Salarié dans l'entreprise.

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Si vous avez donné une prime à un Salarié (se trouvant dans le seuil taxable après déduction de son EIT) mais avez omis de rendre celle-ci soumise à la taxe (PAYE), une régularisation est nécessaire car le Salarié est redevable de cet imposition et le total taxable cumulé étant de fait erroné, va altérer le calcul de la somme retenue PAYE dans Payroll Mauritius.

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En standard, Payroll Mauritius est paramétré de façon à ce que les Calendriers définis comme étant les heures normales pour un Salarié, ne prenne pas un départ anticipé (fin de journée) en déduction.

Or vous pouvez vouloir qu'un tel départ soit automatiquement considéré comme des heures de travail en moins fait par le Salarié et apparaisse en tant que retard.

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Annuellement et applicable en Janvier, le gouvernement Mauricien, en suivant les recommandations du National Wage Consultative Council, donne l'augmentation minimum annuelle du salaire fixe des Salariés ainsi que les conditions d'attribution, en guise de compensation salariale à l'augmentation du coût de la vie.

Par exemple pour l'année 2020 l'augmentation s'établit à + Rs 300 pour les salaires mensuel inférieurs à Rs 50,000 pour les Salariés présent au 1er janvier.

Remarque: Cette augmentation n'est pas automatiquement implémentée par Payroll Mauritius car il vous appartient d'éventuellement décider de donner, par Salarié, une augmentation qui serait supérieure. Auquel cas, vous devrez modifier en vous rendant dans leur fiche Salarié, onglet « Rubriques Paie », par Salarié, le Salaire de Base en indiquant le montant souhaité.

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A tout moment, vous pouvez procéder à l'augmentation du salaire de base d'un Salarié. Cette augmentation sera alors prise en compte à compter de la période de paie dans laquelle vous avez procédé à l'augmentation.

Cependant, en modifiant le salaire de Base, même si ceux-ci sont historisés pour les périodes précédentes closes, vous pouvez vouloir faire apparaître cette augmentation au Salarié sur son Bulletin de Paie de façon à formaliser celle-ci.

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La problématique à prendre en compte est la loi mauricienne qui dit qu'un nouveau Salarié cumule un droit à congé d'un jour de sick et un jour de local après 6 mois de services sans aucune absence. Or s'il prend un congé (sick ou local), il perd ce droit.

Payroll Mauritius est paramétré en standard ainsi ce qui fait que si il est donné par anticipation un jour de local à un Salarié, non seulement il viendra en déduction de son salaire du mois, mais il va perdre le mécanisme d'attribution automatique de +1 jour (de congé sick et local) à partir du 6ème mois.

La solution est la suivante : Il convient de créer un nouveau type de congé, par exemple "Congés Anticipés", qui n'impactera pas le système sur l'attribution automatique à partir du 6ème mois.

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Les données de paie sont des données par nature très sensibles qu'il convient de ne pas exposer.
Pour cela, par delà tous les mécanismes de sécurité mis en place par Payroll Mauritius, il convient que tous les utilisateurs du Système, s'assurent que leur accès soit protégé au mieux (recommandation No DAT-NT-001/ANSSI/SDE/NP) afin de ne pas entraîner une vulnérabilité sur le système d’information dans son ensemble (et non pas sur leur poste uniquement).

Le risque majeur à une intrusion réside le plus souvent dans l'exposition du mot de passe ou le choix d'un mot de passe trop « simpliste » et qu'il convient de rendre plus robuste (c’est-à-dire difficile à retrouver à l’aide d’outils automatisés et à deviner par une tierce personne).

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La période de paie dans Payroll Mauritius vous permet d'obtenir un jour du mois pour lequel sont arrêtés les calculs des congés et heures supplémentaires.
Par défaut, Payroll Mauritius vous permet d'obtenir des périodes de paie à durée fixe en indiquant simplement le jour dans le mois souhaité (par exemple le 23 de chaque mois).

Or vous pouvez vouloir que cette période de paie corresponde au dernier jour du mois civil concerné, ce qui implique une date de fin de période changeant en fonction du mois (31, 30 ou 28).

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Le Workers’ Rights Act 2019 par sa note 39 de 2020 édicte les termes quant à l'obligation pour les entreprises mauriciennes à mettre à disposition un plan de pension obligatoire pour ses Salarié (le PRGF) à compter du 1er janvier 2020.
Le Cabinet a néanmoins décidé d'un mémorendum pour la mise en place de celui-ci pour les 3 premiers mois de l'années 2020 (janvier, février et mars).

Si vous cotisez d'ores et déjà à un fond de pension pour les Salariés dont les caractéristiques sont au mons équivalents au prérequis édictés et agréé par la MRA, vous n'avez pas besoin de cotiser au PRGF, dans tout autre cas, il vous faut cotiser.

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Des évènements ponctuels et exceptionnels (confinement) peuvent rendre nécessaire la non prise en compte de certaines rubriques de paie pour un (ou plusieurs) mois (comme par exemple le paiement du transport) qui sont pourtant paramétrés dans Payroll Mauritius, pour tout ou partie des Salariés.

La solution serait alors de passer dans chacune des rubriques de paie commune concernées, et de mettre une date de début et de fin d'action sur lesdites rubriques. Pour autant si celles-ci sont, non pas communes mais spécifiques à chaque Salarié, il conviendrait alors de faire cette action de bornage par date pour chacun des Salariés concernés, et... faire la manipulation inverse lorsque vous souhaiterez remettre ces rubriques en action.

Dès lors que le nombre de Salarié devient important, ce travail est conséquent et non dénué de source d'erreurs de saisie.

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Il se peut que l'activité de votre Entreprise rende de plus en plus fréquent le recours à la mobilité (ou télétravail) pour les Salariés. Dès lors, la mise en place d'un système de pointage des heures devient un élément indispensable de la gestion des temps et de la paie de ces Salariés. Or, n'étant pas dans les locaux, ces Salariés ne peuvent utiliser les éventuels systèmes de pointage mis en place.

Payroll Mauritius dispose d'une solution grâce à l'application mobile (gratuite) Staff Connect.

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Payroll Mauritius est toujours soucieux de la sécurité de vos données et procède régulièrement à des tests d'intrusion, de déni d'accès et de nombreux tests techniques réalisés par un tiers certifié. Le rapport de ce test est disponible et ne présente à ce jour aucune faille de sécurité au regard des critères d'éligibilité étudiés.

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Des travailleurs étrangers expatriés peuvent exercer au sein de votre Société. Pour cela il peut être nécessaire dans le contrat de travail négocié avec eux que leur rémunération leur soit donnée dans une monnaie autre que la Roupie Mauricienne et que le bulletin de paie lui même soit libellé en devise étrangère (EUR, USD, GBP...), voir que les paiements soient effectués en devise.

Payroll Mauritius est à même de gérer automatiquement tous ces points.

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En fonction des pratiques dans votre Société, vous pourriez être amené à donner une augmentation annuelle du salaire de base aux Salariés en fonction du nombre d'année d'ancienneté, cette augmentation s'appliquant le mois anniversaire de son entrée dans la Société.

Nous allons voir comment faire appliquer cette règle automatiquement dans Payroll Mauritius de façon que vous n'ayez plus à vous en soucier lors des calculs mensuels automatiques de la Paie.

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En tant que Société employant des Salariés, il est obligatoire de remettre tous les ans à la fin de l'année fiscale (30 juin) à tous les Salariés de la Société encore présents ou qui ont quitté celle-ci ou cours de ladite année fiscale, un Statement of Emoluments afin que les Salariés puissent finaliser leurs déclarations de revenus PAYE et régler leurs taxes.

Payroll Mauritius génère le Statement of Emoluments automatiquement dans le système grâce au fait que chaque rubrique de paie est automatiquement pré-affectée à un type d'émoluement.