Personnalisation du Plan de paie avec rubriques entièrement paramétrables.
Utilisation possible de formules de calculs type Excel® dans les rubriques de paie.
Rubriques de paie mémorisées par spécificités métiers dans l'Entreprise.
Modèles de paie pré-paramétrés pour certains métiers.
Logiciel 100% en mode SaaS
Grâce au SaaS (Software As A Service) vous n'avez aucune installation à effectuer, aucune mise à jour à déployer, aucun serveur à maintenir et monopoliser. Payroll Mauritius s'inscrit véritablement dans le 21ème siècle en offrant l'accès à un fonctionnel de paie sans doute le plus complet et accessible du marché mauricien, et le tout, simplement via un simple accès à internet.
Ainsi que vous soyez au bureau, à votre domicile, en déplacement à l'étranger ou en congés, votre système de paie est 100% accessible sans paramétrage supplémentaire à partir de n'importe lequel de vos périphériques (laptop, tablette, mobile) : vous gardez la main toujours et partout !
De plus, le système de facturation de Payroll Mauritius n'implique plus de débourser une somme conséquente pour acheter une licence qu'en réalité chez d'autres fournisseurs vous ne possédez que peu puisque sans la maintenance obligatoire annuelle, cette licence ne vous sert à rien et n'est que peu/pas utilisable dans la continuité de l'exploitation de la Paie.
Là encore avec Payroll Mauritius, la modernité est au rendez-vous ; le tarif est tout simplement à la consommation basé sur une unité de mesure simple et compréhensible : le nombre de salarié que vous avez entré dans le système !
Ainsi encore le SaaS est un véritable atout de votre gestion avec un service tout compris et bien compris !
Logiciel entièrement trilingue
Parce que Payroll Mauritius est un logiciel conçu et développé par des équipes mauriciennes et à l'île Maurice, et n'est pas un logiciel importé et/ou adapté de l'étranger d'une part, et d'autre part que nos équipes ont à cœur de vous faire bénéficier d'un fonctionnel personnalisé et adapté à tous, Payroll Mauritius est le seul logiciel de paie au monde à proposer aux entreprises mauriciennes l'accès à son fonctionnel dans les 3 (principales) langues de l’île Maurice : l'anglais, le français et le kreol maurisien.
Ainsi, en fonction des facilités linguistiques du Salarié jusqu'au Responsable RH, chacun est à même de choisir dans quelle langue il souhaite interagir avec le système.
Avec Payroll Mauritius comprendre et être compris : n'est-ce pas avant tout la bonne compréhension que toutes les ressources sont d'abord humaines !
Structure de l'entreprise
Comprendre votre organisation est le gage d'un outil adapté à vos besoins, et non pas l'obligation d'adapter votre organisation à l'outil comme cela peut être le cas avec d'autres outils ! Avec Payroll Mauritius, la structure de l'entreprise est prise en compte pour chacune des étapes de l'utilisation du système.
Définition des départements et des services (et/ou sous-services) les composants, description des sites géographiques multiples (si nécessaire) permettent ainsi l'accès filtré à tout ou partie des fonctionnels : validation de la paie globale ou pour un département (ou un service), validation des demandes de congés par un responsable global RH ou justement par une responsable de département ou service, tableaux et statistiques par département et/ou service : nous vous avons compris !
Accès sécurisé
Le gage d'un système entièrement déporté sur internet est de vous garantir une sécurité équivalente (voir supérieure) à ce que vous disposeriez si ledit système était localement hébergé dans votre entreprise.
Avec Payroll Mauritius, les accès au système sont tous en https (vous savez, le système sur internet lorsque vous payez sur internet avec votre carte bancaire) garantissant une sécurité renforcée.
Le système d'accès est contrôlé avec un dispositif anti robot annulant les tentatives de crackage de votre accès par force brute.
Vous pouvez décider de sécuriser vos accès (identifiant & mot de passe) en utilisant une 2ème clé d'authentification en 2 étapes. Celle-ci est différente et est regénérée automatiquement toutes les 30 secondes. Elle vous sera donnée par votre téléphone mobile une fois installé Google Authenticator sur Android ou sur iOS.
De plus, en cas de besoin, tous les accès sont tracés vous permettant le cas échéant, de remonter à la source d'une intrusion (ou tentative) éventuelle non autorisée.
Votre connexion se désactive automatiquement au bout de quelques minutes de non utilisation, vous garantissant ainsi que, même en cas d'oubli de votre part, des données confidentielles sensibles ne seront pas vues « à la dérobée » par une autre personne non autorisée.
Enfin, toutes les bases de données sont entièrement cryptées avec un encodage 128 bits, rendant quasiment inviolable vos données. Elles sont automatiquement dupliquées sur 7 jours glissants chez notre hébergeur et quotidiennement sur un autre site tenu secret à l'île Maurice (dans sa forme cryptée et donc inexploitable par un tiers).
De plus, nous avons référencé Google® comme étant notre tiers hébergeur de confiance. Riche de l'expérience de la gestion de plus d'un million de serveurs dans le monde, disposant parmi des meilleurs ingénieurs système de la planète, travaillant quotidiennement dans l'annulation des risques de virus et de piratage, hébergeant vos données dans des data centers secrets et répliqués mondialement, résistant aux risque sismiques, nucléaires et de guerre civile...
Alors, posez-vous simplement la question : est-ce que votre système actuel que vous pensez bien à l'abri dans votre entreprise est... aussi sécurisé ?
Disponibilité 24/7
Le gage d'un système entièrement déporté sur internet est de vous garantir une accessibilité équivalente (voir supérieure) à ce que vous disposeriez si ledit système était localement hébergé dans votre entreprise.
La crainte « naturelle » de ne pas pouvoir disposer de vos données de paie (qui sont des données sensibles) à la fin du mois est légitime.
C'est la raison pour laquelle Payroll Mauritius à pris les mesures nécessaires pour gommer ce risque d'indisponibilité : posez-vous la question si une fois dans votre existence, vous avez souhaité accéder à Google® et qu'il vous a été répondu que le service n'était pas disponible...
Des milliards d'accès par jour, dans le monde entier à toutes heures du jour et de la nuit avec des temps de réponse inférieur à la seconde : c'est la promesse utilisateur de Google® et c'est sur cette même base technique que Payroll Mauritius est hébergé chez cet acteur majeur du marché mondial qui gère plus d'un million de serveurs dans le monde.
Une autre crainte légitime serait une panne d'accès à internet à l'île Maurice. Sachez que désormais avec la multiplication des câbles sous-marins fibrés (SAFE, LION, LION2, IOX, MARS...) le risque de désert numérique à Maurice est désormais derrière nous.
Ainsi, il n'est pas faux de penser que Payroll Mauritius sera à même de vous offrir une accessibilité sans doute bien supérieure à votre système local actuel (disponible uniquement aux heures d'ouverture de votre Société, sur place ; ou encore à travers d'une feuille Excel qui n'est pas dénuée de risque (une mot de passe Excel se craque en... quelques secondes...)).
Prise en main
Un outil, quel qu'il soit, se doit de vous apporter la promesse pour lequel il a été conçu.
Or il peut arriver que certains outils sont d'une telle complexité (interface utilisateur peu/pas adaptée, vieillissante, paramétrages longs et complexes, aide et assistance défaillante), que leur richesse fonctionnelle devient un gage d'une utilisation dégradée, réservé à des spécialistes.
Payroll Mauritius a pris le parti de vous délivrer un outil riche fonctionnellement tout en mettant à disposition celui-ci de la manière la plus simple et intuitive qui soit : c'est le gage d'une mise en œuvre et d'une appropriation rapide au sein de votre Société !
Générateur
Payroll Mauritius est livré basiquement avec une dizaine d'états dits standards : Liste des salariés, Livre de Paie du mois, Etat des congés, Variance et comparatifs des paies et coûts salariés et patronaux jusque sur 12 mois, etc...
Si d'aventure, vous aviez d'autres besoins spécifiques de reporting ou d'extractions de données, ceux-ci peuvent être très simplement pris en charge grâce au générateur d'état intégré à l'outil.
Vous pouvez alors ainsi simplement paramétrer vos propres états qui seront ensuite sauvegardés et rendus disponibles au niveau de l'interface de Payroll Mauritius. Ceux-ci sont ensuite nativement restitués et mis en page sous un format Excel®prêt à être exploité par vos soins.
Export - Export des données au format CSV ou Excel®)
Parce que un tableur reste un formidable moyen de traiter et organiser la présentation de vos données, la quasi totalité des informations saisies dans Payroll Mauritius peuvent être exportées au format CSV ou Excel®.
Ainsi que ce soient les données personnelles des fiches des Salariés, les contenus des bulletins de paie mais aussi n'importe quel Rapport que vous constituez grâce au générateur de rapport, vous êtes autonome pour extraire ces informations dans le but de votre choix (retraitement, archivage, changement pour un autre logiciel...).
Cette fonctionnalité vous garantit de n'être jamais "prisonnier" d'un logiciel ou d'un fournisseur: pas d'obligation de durée d'abonnement obligatoire et restitution de vos données à votre demande 24/7, c'est l'assurance de votre liberté et l'engagement de Payroll Mauritius de tout faire pour vous satisfaire !
Connexion (avec badgeuse)
Payroll Mauritius et un outil qui, grâce à l'internet et au Cloud, a définitivement opté pour une gestion instantanée des événements de la paie.
Ainsi, contrairement à d'autres système, Payroll Mauritius est à même de synchroniser en temps réel les entrées sorties des salariés, directement sur les feuilles de temps des salariés en utilisant les terminaux badgeuses agrées (biométriques ou à carte magnétique).
Plus d'export / import à faire d'un système sur l'autre : en temps réel vous visualisez les retards, les heures supplémentaires de tous les Salariés, vous permettant une réelle gestion des forces vives de la Société.
Si bien sûr, vous possédez déjà vos propres terminaux, les données peuvent bien sur simplement être exportées et importées dans les feuilles de temps.
Intelligence Artificielle
Payroll Mauritius est sans doute un des tous premiers logiciels au monde à intégrer de l'Intelligence Artificielle dans son outil. Toujours dans l'objectif de vous faciliter l'utilisation de votre logiciel de paie, des primitives d'IA sont intégrées progressivement dans plusieurs section de l'outil.
Import (historique)
Grâce à Payroll Mauritius, changer de logiciel de paie devient enfin facile !
La reprise des historiques des bulletins passés dans un autre logiciel (ou Excel®) étant possible (export CSV ou Excel®), vous pouvez ainsi réintégrer ceux-ci dans Payroll Mauritius à partir de la date de votre choix, idéalement soit à partir du 1er janvier (afin de disposer du Certificat Of Emolument à jour complet), soit à partir du 1er juillet pour la prise en compte du calcul du PAYE de chaque Salarié.
Ainsi, l'historique de votre paie est désormais accessible de partout et sauvegardé dans un système centralisé et protégé.
Accès multi-tenants (portail Groupe, comptable)
Si vous êtes en gestion de la paie pour plusieurs sociétés, Payroll Mauritius est à même de vous mettre en œuvre un « portail » qui vous permet un accès unifié (URL unique) pour l'ensemble de vos Sociétés.
Un sous-domaine (my_company_name.payrollmauritius.com) peut aussi vous être mis à disposition vous évitant de vous connecter par le site Payroll Mauritius, en arrivant ainsi directement sur une fenêtre d'authentification (login).
Avec une gestion des droits précises, vous n'aurez alors plus à vous ré-identifier lorsque vous passez d'une Société à l'autre. Pratique puisque vos abonnements peuvent ainsi aussi être regroupés pour une facturation unique si vous le souhaitez.
Gestion des droits d'accès
Grâce à une gestion très fine de chacune des options et fonctions du logiciel (plus de 30, celles-ci peuvent être autorisée ou non individuellement pour chaque profil que vous créez dans Payroll Mauritius.
Ainsi, pour un accès donné, en fonction des droits ouverts du profil, l'utilisateur concerné pourra ne voir s'afficher que le fonctionnel autorisé. C'est à la fois un apprentissage plus aisé, ainsi que l'assurance d'une sécurité accrue.
Illimités (salariés)
Il n'y a aucune limite dans le nombre de salariés que vous pouvez gérer dans Payroll Mauritius. Il n'y a pas non plus de rupture lorsque vous passez d'une tranche tarifaire à une autre (pour rappel la facturation de Payroll Mauritius se fait par un système de tranche de nombre de salariés) : vous n'êtes jamais bloqué et pouvez créer autant de salariés que souhaité, même si vous dépassez votre tranche tarifaire actuelle !
Flashage de l'Id Card
Illustration concrète de l'IA (Intelligence Artificielle) embarquée dans Payroll Mauritius. Utilisez votre téléphone mobile en flashant le QR Code qui vous est présenté lors de la création d'un Salarié dans Payroll Mauritius puis prenez en photo la carte d'identité (nouvelle carte mauricienne uniquement) du Salarié à créer – clic – c'est fait, le salarié est créé directement dans le système, sa photo d'identité est automatiquement insérée et ses données capturées !
Importation (autre logiciels, données salariés, feuille de présence...)
Payroll Mauritius est à même de s'adapter à vos autres système de gestion en place.
Ainsi le système vous autorise à importer des données à différents endroits : que ce soit dans l'intégration de données salariées, l'importation d'un fichier EDF, l'intégration de données d'entrée/sortie dans les feuilles de présence, d'un système de pointage autres, ou encore d'un logiciel de gestion des congés ou de calcul de primes, ou tout simplement d'Excel®, vous pouvez interfacer facilement Payroll Mauritius sans avoir à ressaisir vos données !
Déclarations dématérialisées
En plus de gérer la paie des Salariés, Payroll Mauritius est à même de générer les fichiers aux formats natifs nécessaires à la déclaration des données fiscales et sociales.
Ainsi, vous pouvez utiliser le format « papier », Payroll Mauritius édite alors les formulaires normalisés légaux (MRA, NPF/NSF) qui sont alors automatiquement remplis avec les données calculées par le Système.
Mais vous pouvez aussi opter pour les déclarations dématérialisées. Ainsi, que vous ayez choisi le système MNS, ou le système PACO de la MRA (gratuit en ligne), Payroll Mauritius génère automatiquement le format attendu avec les données calculées. C'est encore du temps de gagné dans votre gestion de la Paie !
Gestion GED
En mettant à disposition un espace en ligne et protégé pour le stockage, le classement, la recherche et restitution des fichiers que vous souhaitez conserver (jusqu'à 5 Mo par salarié, soit entre 10 à 20 documents en fonction de la qualité de scannérisation effectuée), Payroll Mauritius vous permet ainsi de disposer de ceux-ci de partout et à n'importe quelle heure. Ainsi vous pouvez disposer des contrats de travail, justificatifs EDF, kilométriques ou de véhicules, ou encore de tous documents justificatifs d'identité de la Société ou des Salariés en un simple clic !
Mois / quinzaine / semaine
Vous pouvez générer autant de bulletin de paie souhaité par Salarié (pour rappel, la facturation de Payroll Mauritius s'effectue uniquement par tranche de salariés et non sur le nombre de bulletins de paie émis).
Ainsi vous pouvez avoir dans le système à la fois des Salariés mensuels, mais aussi des travailleurs réglés à la quinzaine, à la semaine et pourquoi par à la journée : vous définissez alors vous même la périodicité de la paie pour ceux-ci !
Gestion des absences / congés
Payroll Mauritius vous met à disposition un système de feuille de temps vous permettant, par salarié, de saisir les absences et les congés.
En gérant les absences légales (local, sick), mais aussi en paramétrant tout type de congés supplémentaires de votre choix, par profil de Salariés, le calcul des éléments variable de la paie est alors ainsi entièrement automatisé.
Les congés non pris sont reportables ou non, et vous définissez si les retards cumulés s'impactent sur les congés ou provoquent une retenue sur salaire.
Multi banques
Au choix du Salarié, vous pouvez définir dans Payroll Mauritius que le paiement des salaires soit automatiquement réparti (somme fixe ou pourcentage) sur un ou plusieurs comptes bancaires lui appartenant.
Vous répondez ainsi automatiquement aux besoins exprimés des Salariés qui souhaitent alimenter de manière différenciée leurs comptes (pour un prêt, une épargne ou tout autre besoin) ; ces comptes pouvant être automatiquement gérés en devises étrangères (EUR, USD, GBP, CAN, JPY, ZAR...).
Vous pouvez aussi définir plusieurs comptes bancaires au niveau de la Société et ainsi décider sur quel compte seront retenus les prélèvements sociaux et fiscaux ainsi que les paiements des salaires.
Multi-devises
Afin de prendre en compte les spécificités de certains salariés (expatriés) ou aussi de la gestion des comptes de la Société qui peut disposer de comptes en devises étrangères, Payroll Mauritius gère automatiquement les devises étrangères, avec un taux de change pris en temps réel au jour le jour sur la Banque de Maurice : EUR (Europe), USD (USA), GBP (Grande Bretagne), ZAR (Afrique du Sud), CHF (Suisse), JPY (Japon), CAN (Canada), AUD (Australie), SGD (Singapour), NZD (Nouvelle Zélande).
Ainsi, les montants de références en roupies mauriciennes (MUR) sont automatiquement convertis dans la devise souhaitée.
Prêts Salariés
Parce que la vie des Salariés est en grande partie celle de la Société où il travaille, les demandes de ceux-ci peuvent, si souhaité, conduire à accorder un prêt (sur plusieurs mois) ou avance (sur un mois) de salaire à un ou plusieurs salariés.
Payroll Mauritius gère alors automatiquement les retenues sur salaires correspondantes (vous décidez ou non des intérêts éventuels) jusqu'à remboursement total du prêt octroyé.
Plusieurs prêts pour un Salarié, peuvent être gérés en même temps.
Calendriers
Payroll Mauritius vous autorise à paramétrer un nombre infini de calendriers, que vous pouvez ensuite attribuer au Salarié. Ces calendriers définissent les jours de travail, les jours fériés et les heures normales de travail, par jour, mais aussi les conditions de calcul des heures supplémentaires ou de retard, les heures de repas et les options permettant de gérer ces heures dans la paie (heures supplémentaires payées x1.5, x2, x3... ou retenues, temps minimum avant déclenchement etc...).
Un calendrier peut contenir plusieurs « shift » faisant que les horaires variables sont ainsi gérés.
Le système propose automatiquement le shift correspondant en fonction des heures d'entrées et sorties introduites soit automatiquement par une pointeuse temps réel, soit par saisie ou importation d'un fichier dans les feuilles de temps.
Simulation
Grâce à ces assistants temps réel, la paie est en permanence tenue à jour. Un simple lancement d'un calcul vous permet ainsi de visualiser pour toute la Société, pour un département ou service ou simplement pour un Salarié, quelle sera la paie du mois.
La prise en compte des absences, des éventuelles heures supplémentaires en fonction de vos propres règles d'attribution, est prise en compte automatiquement.
Vous pouvez alors éditer un état prévisionnel de la paie du mois pour la Direction, ou plus simplement et grâce à la puissance du Cloud, faire que la Direction valide en temps réel la paie du mois « en ligne » grâce à un accès privilégié dans le workflow (optionnel) de validation intégrée.
Rapidité
Moins d'une seconde par salarié, c'est le temps nécessaire à Payroll Mauritius pour calculer tous les éléments de la paie, les bulletins, les déclarations fiscales (MRA) et sociales (NPS/NSF), la mise à jour des congés payés, la préparation des fichiers bancaires pour les virements pour les organismes et les Salariés et la mise à jour de tous les états de gestion imprimables. De plus, le logiciel est optimisé pour offrir le maximum de fluidité sur le web, tant et si bien que celui-ci se comporte aussi rapidement qu'un logiciel installé "classiquement" sur votre ordinateur.
Simple, rapide et efficace !
Alertes
En vous présentant, sur option, les éléments de calcul de salaire du mois précédent comparé au mois actuel, vous visualisez en temps réel les écarts pour chacun des postes de paie d'un bulletin.
Vous pouvez ainsi définir des alertes en indiquant un taux de croissance d'un poste de paie qui vous semblerait anormal et mériterait votre attention.
Un état imprimable de tous les Salariés « en alerte » est alors proposé pour orienter vos sondages afin de rechercher les erreurs éventuelles de saisie.
Personnalisation (bulletin, logo)
Parce que vos habitudes sont l'ADN de votre Société, vous trouverez dans Payroll Mauritius différents modèles de bulletin de paie s'adaptant à ce que vous aviez pour habitude de remettre à vos Salariés.
Ceux-ci présentent le calcul simple ou, au choix, le calcul avec la part patronale et salariale dans une soucis pédagogique du Salarié (son vrai coût).
Personnalisés avec le logo de votre entreprise, ils donnent à votre Société une image intégrée et moderne de la gestion de ses ressources humaines.
Workflow
Différents niveaux d'interlocuteurs de la Société peuvent intervenir dans un processus de paie. De la saisie des temps (ou importation ou synchronisation temps réel), du calcul, de la validation des heures supplémentaires jusqu'à la validation de la paie ou encore des paiements à effectuer.
Payroll Mauritius propose, si souhaité, un workflow d'avancement et de validation de la paie, paramétrable, pour valider chacune de ces étapes entre les différents intervenants de la Société.
Grâce aux droits d'accès paramétrables, vous avez l'assurance que chaque interlocuteur effectue et n'effectue que la tâche qui lui est affectée.
Bien sûr, si une seule et même personne effectue tout le processus, vous pouvez décider de ne pas mettre en œuvre le workflow : c'est vous qui pilotez votre logiciel Payroll Mauritius.
Paiement des salaires
Vous pouvez décider de régler les salaires par le moyen de paiement de votre choix. Néanmoins, si vous décidez de régler par virement bancaire, Payroll Mauritius vous génère automatiquement le fichier à la norme bancaire spécifique des principales banques mauriciennes acceptant les fichiers dématérialisés.
Vous n'avez plus alors qu'à expédier celui-ci par le support adéquat (mail, internet banking). Ça y est, les paiements sont effectués !
